Od czego zacząć listę czynności przy sprzątaniu biura?
Zacznij od spisania pomieszczeń, a dopiero potem przypisz do każdego zadania częstotliwość. Pokój z biurkami, aneks kuchenny, łazienka i korytarz brudzą się w innym tempie, więc jedna wspólna lista dla całego lokalu zwykle kończy się tym, że coś jest robione za często, a coś wcale.
Przy każdym pomieszczeniu wypisz trzy rzeczy: powierzchnie (podłoga, blaty, sprzęt, okna), wyposażenie, które ktoś codziennie dotyka (klamki, włączniki, czajnik), oraz to, co się zużywa (worki na śmieci, mydło, papier). Taki spis pokazuje, ile pracy realnie wymaga lokal, i od razu przyda się przy rozmowie z wykonawcą.
Gotowe wzory warto podejrzeć w przetargach. Instytucje, które wybierają wykonawcę w takim trybie, udostępniają tabelę "czynność i częstotliwość", na przykład opis przedmiotu zamówienia Bankowego Funduszu Gwarancyjnego z 2021 r. To duży budynek, ale podział na zadania dzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne pasuje też do biura na kilka stanowisk.
Co sprzątać w biurze codziennie?
Codziennie trzeba zająć się tym, co brudzi się w ciągu jednego dnia pracy: odpadkami, podłogą w miejscach przejścia, kuchnią i łazienką. Te zadania decydują o tym, czy rano biuro wygląda na czyste.
- opróżnianie koszy i wymiana worków, także w pojemnikach na papier z niszczarki,
- odkurzanie albo mycie podłóg w ciągach komunikacyjnych i pod biurkami,
- przetarcie wolnych blatów, bez przekładania dokumentów,
- w aneksie: zlew, blat, mikrofalówka, czajnik i ekspres z zewnątrz,
- w łazience: umywalka, toaleta, lustro, uzupełnienie mydła, papieru i ręczników.
W małym biurze, w którym pracują dwie albo trzy osoby, część z tych zadań można robić co drugi dzień. Łazienka i kuchnia zostają jednak codziennie, ponieważ korzysta z nich każdy.
Co sprzątać raz w tygodniu?
Raz w tygodniu warto wykonać prace, których brak widać dopiero po kilku dniach: kurz na sprzęcie, plamy na drzwiach i ślady na krzesłach. To dobra pora na dokładniejsze odkurzanie całych pokoi, łącznie z narożnikami i przestrzenią za szafami.
- wycieranie kurzu z monitorów, drukarek i telefonów,
- odkurzanie krzeseł biurowych, także stelaży i kółek,
- mycie podłóg na mokro w każdym pokoju, łącznie z miejscami pod biurkami,
- przetarcie parapetów, półek i ram obrazów,
- wymiana ścierek i gąbek w aneksie kuchennym.
Harmonogram sprzątania biura: tabela częstotliwości
Zestawienie poniżej odpowiada na pytanie, jak często wykonywać każde zadanie w biurze o kilku stanowiskach. Podane terminy są punktem wyjścia, a ostateczny rytm zależy od liczby osób i od tego, czy przychodzą do Was klienci.
| Czynność | Częstotliwość |
|---|---|
| Kosze i worki na śmieci | codziennie |
| Łazienka: sanitariaty, umywalka, lustro | codziennie |
| Aneks kuchenny: zlew, blat, mikrofalówka | codziennie |
| Podłogi w przejściach | codziennie |
| Kurz na sprzęcie biurowym | raz w tygodniu |
| Krzesła: odkurzanie siedzisk i stelaży | raz w tygodniu |
| Mycie podłóg w całym lokalu | raz w tygodniu |
| Drzwi, klamki, framugi, cokoły | raz w miesiącu |
| Lodówka: mycie i usunięcie starych produktów | raz w miesiącu |
| Zewnętrzne ściany szaf, łącznie z górą | raz w miesiącu |
| Przeszklenia i szklane ścianki | raz na kwartał |
| Włączniki, gniazdka, kratki wentylacyjne | dwa razy w roku |
| Okna od wewnątrz i z zewnątrz | dwa razy w roku |
| Pranie wykładziny i tapicerki | raz w roku |
Wynika z tego prosta zasada: codziennie czyści się to, czego dotykają wszyscy, a rzadko to, co tylko zbiera kurz. Podobny podział stosuje opis zamówienia Bankowego Funduszu Gwarancyjnego, z tą różnicą, że tam ten sam zakres obejmuje kilkadziesiąt pomieszczeń.
Które porządki w biurze wykonuje się raz na miesiąc lub rzadziej?
W długich odstępach wykonuje się zadania, które wymagają odsunięcia mebli, drabinki albo innego sprzętu niż mop i ściereczka. W małym biurze można je połączyć w jeden wieczór, zamiast rozkładać na kolejne tygodnie. Dobrym przykładem jest lodówka: przy tej okazji wystarczy ją umyć i usunąć przeterminowane produkty, ale wymaga to uprzedzenia zespołu dzień wcześniej.
Okna zwykle myje się wiosną i jesienią, a na parterze przy ruchliwej ulicy częściej, ponieważ pył osiada tam szybciej. O tym, jak mycie okien w biurze wygląda u nas, piszemy na stronie usługi.
Dywanowe pokrycie podłóg i siedziska tapicerowane odświeża się raz w roku albo wtedy, gdy plamy i zapach zostają po zwykłym odkurzaniu. Potrzebny jest do tego sprzęt ekstrakcyjny, który najpierw nanosi roztwór, a potem odsysa brudną wodę. Z tego powodu pranie wykładzin i czyszczenie krzeseł i tapicerki zamawia się zazwyczaj osobno, poza codziennym grafikiem.
Wskazówka: zadania roczne zaplanuj na okres, gdy część zespołu jest na urlopie. Podłoga po praniu musi wyschnąć, zanim znowu postawisz na niej krzesła.
Co sprzątać po godzinach, a co w trakcie dnia pracy?
Po godzinach najlepiej wykonywać wszystko, co wymaga odkurzacza, mokrej podłogi albo dostępu do biurek, czyli większość listy dziennej. Hałas i świeżo umyte panele przeszkadzają w pracy, a przy pustych stanowiskach łatwiej dotrzeć pod blaty i do koszy.
W ciągu dnia zostają drobne zadania na bieżąco: uzupełnienie papieru i mydła w łazience, wytarcie rozlanej kawy, opróżnienie przepełnionego kosza w kuchni. W dużych obiektach rozpisuje się to na osobne zmiany, poranną, dzienną i wieczorną, co dobrze widać w przywołanym opisie zamówienia. W biurze na kilka osób zwykle wystarcza jedna wizyta po zamknięciu albo przed otwarciem, a sprawy bieżące zespół załatwia sam.
Jak ustalić zakres z firmą sprzątającą?
Zakres ustala się na piśmie, jako listę czynności z częstotliwością przy każdej pozycji, zanim padnie cena. Bez takiego spisu dwie wyceny tego samego lokalu trudno porównać, ponieważ jeden wykonawca liczy codzienne przecieranie blatów, a drugi tylko odkurzanie i kosze.
- Pokaż lokal na miejscu. Oględziny pozwalają ocenić podłogi, liczbę zakamarków i to, gdzie stoi sprzęt, którego nie wolno przestawiać.
- Przekaż swoją listę z tabeli powyżej i zaznacz, co jest najważniejsze, na przykład kuchnia albo sala, w której przyjmujesz klientów.
- Wybierz godziny. Praca wieczorem albo wcześnie rano nie przeszkadza zespołowi, ale wymaga decyzji, jak wykonawca wejdzie do lokalu i kto zamknie drzwi.
- Zapisz, czego nie ruszać: dokumentów na biurkach, kabli przy komputerach, rzeczy w prywatnych szafkach.
- Uzgodnij, kto kupuje środki higieniczne, czyli mydło, papier i worki, ponieważ to comiesięczny koszt, o którym łatwo zapomnieć.
W naszej firmie lista czynności i grafik powstają przed pierwszym sprzątaniem, a wycena biura następuje po oględzinach. Jak wygląda stała obsługa po godzinach pracy, opisujemy na stronie sprzątanie biur w Katowicach.
Jak sprawdzać, czy lista czynności jest wykonywana?
Najprościej porównywać stan biura z listą rano, w pierwszych tygodniach współpracy, i od razu zgłaszać braki. Jedna uwaga przekazana po początkowej wizycie działa lepiej niż zbiór pretensji po miesiącu.
Lista przyklejona w aneksie albo udostępniona online pomaga obu stronom: Ty wiesz, czego się spodziewać, a osoba sprzątająca nie musi zgadywać. Gdy w biurze dochodzi nowe stanowisko albo sala spotkań, dopisz je do spisu i ustal, czy wpływa to na czas pracy i cenę.
Od czego zależy cena stałego sprzątania biura?
Cena zależy przede wszystkim od liczby wizyt i od zakresu, a dopiero potem od metrażu. Biuro o powierzchni 80 m² z codzienną obsługą wymaga więcej godzin w miesiącu niż to samo pomieszczenie sprzątane dwa razy w tygodniu, nawet jeśli jednorazowo trwa to krócej.
Na wycenę wpływają też rodzaj podłóg, liczba łazienek, aneks kuchenny z ekspresem i lodówką oraz to, kto dostarcza środki higieniczne. Prace okresowe, takie jak okna albo pranie wykładziny, wycenia się zwykle osobno, ponieważ wymagają innego sprzętu i więcej czasu jednego dnia.